Migration des clients Perceptech vers Transphere

Processus de migration

La migration de Perceptech vers ACCEO Transphere est effectuée comme suit :

L’utilisateur Perceptech reçoit un courriel afin de préparer la transition de Perceptech vers ACCEO Transphere.
Le jour de la transition, les dernières transactions sont traitées par Perceptech. Les transactions sont transmises aux institutions financières à midi. Le service Perceptech est alors modifié
pour être disponible en lecture seule. Le service restera actif pendant 90 jours afin de récupérer les derniers rejets.
Le service est migré vers ACCEO Transphere. L’utilisateur reçoit un courriel l’invitant à créer son compte utilisateur dans ACCEO Transphere.
Les transactions actives et récurrentes dans Perceptech sont alors migrées vers ACCEO Transphere. Il est important de vérifier que tout est conforme dans le nouveau système ACCEO Transphere.

Une transaction « test » est traitée (pour un montant se situant entre 0,01 $ et 0,10 $) afin de vérifier que tout fonctionne correctement. La transaction « test » est ensuite renversée.

Clients

Ajouter un client

Pour ajouter un client, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Transactions et sélectionner Clients.

Dans la page Clients, cliquer sur Ajouter un client.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

Saisir le N° client, son Nom et son adresse Courriel.
Sélectionner la Langue de communication à utiliser pour communiquer avec le client.
Saisir son Adresse et Numéro de téléphone.
Cliquer sur Ajouter pour l’ajouter à la liste des clients.

Comptes bancaires

Ajouter un compte bancaire

Pour ajouter un compte bancaire, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Transactions et sélectionner Clients.

Dans la page Clients, cliquer sur le client approprié pour ouvrir sa fiche.

Cliquer sur le bouton Ajouter compte bancaire.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

Saisir le Numéro de succursale, le code de l’Institution financière (ex. : 815 pour Desjardins) et le Numéro de compte bancaire.
Cliquer sur Ajouter. Un message indique que le compte bancaire a été ajouté avec succès.

Dans la fiche du client, le compte bancaire est ajouté en-dessous de ses coordonnées.

Transactions

Ajouter une transaction à un client

Pour ajouter une transaction à un client, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Transactions et sélectionner Clients.

Dans la page Clients, cliquer sur le client approprié pour ouvrir sa fiche.

Cliquer sur le bouton Ajouter transaction.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

Sélectionner le Type de transaction (ex. : débit).
Saisir le Montant de la transaction.
Sélectionner le Compte bancaire.
Cliquer sur le calendrier pour sélectionner la Date.
Saisir un Numéro de référence si requis.
S’il s’agit d’une transaction qui se répète de façon périodique, cocher la case Transaction récurrente. Des champs s’affichent en-dessous.
Sélectionner la Fréquence de facturation : mensuel, aux deux semaines ou hebdomadaire.
Spécifier le Jour du mois où la transaction doit être soumise.
Saisir le Nombre de paiements requis pour régler le total de la transaction ou cocher la case Illimité s’il s’agit d’un nombre illimité de paiements.
Cliquer sur Ajouter. Un message indique que la transaction a été ajoutée avec succès.

Ajouter des transactions en lot

Pour ajouter des transactions en lot, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Transactions et sélectionner Transactions.

Dans la page Transactions, cliquer sur le bouton Ajouter transactions.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

Sélectionner le Type de transaction (ex. : débit).
Cliquer sur le calendrier pour sélectionner la Date, soit la date du virement.
Pour chacun des clients concernés, sélectionner le compte bancaire approprié et saisir le Montant de la transaction.
Cliquer sur le bouton Ajouter. Un message indique que les transactions ont été ajoutées avec succès.

Dans la page Transactions, l’ajout d’un lot de trois transactions est affiché. Le montant Total des trois transactions est également indiqué.

Transmission des transactions aux institutions financières

Les transactions sont transmises aux institutions financières deux fois par jour, soit à 13 h et à 18 h pendant les jours ouvrables.

Dans une journée, les transactions inscrites avant 13 h sont transmises aux institutions financières à 13 h. Les transactions inscrites entre 13 h et 18 h sont transmises à 18 h. Les transactions
inscrites après 18 h sont transmises le lendemain.

Ce bouton affiche la liste des transactions confirmées, c’est-à-dire
les transactions qui ont été transmises, puis traitées par les institutions financières.

Ce bouton affiche la liste des transactions annulées.

Ce bouton affiche la liste des transactions rejetées pour fonds
insuffisants, numéro de compte non valide, compte gelé, etc.

Dans la liste des transactions, il suffit de cliquer sur la ligne d’un lot pour voir le détail des transactions incluses dans le lot.

Général: indique le type de lot (ex. : Débit) ainsi que la date et l’heure du téléversement.
Informations statistiques: affiche le nombre total de transactions ainsi que le nombre de transactions complétées, annulées et rejetées.
Traitement: indique l’heure et le montant de chaque lot transmis au cours de la journée.
Paiements : affiche le détail des transactions incluses dans le lot.

Mon compte

Consulter ou modifier son compte

Pour consulter ou modifier son compte, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Compte et sélectionner Mon compte. La première section de la page Mon compte affiche les renseignements personnels de
l’utilisateur (nom et langue de communication), ses affiliations (nom de l’organisation) et son identifiant de connexion (identifiant et mot de passe).

Pour apporter une modification dans cette section, cliquer sur le crayon
approprié.
Une fois la modification terminée, cliquer sur le crochet pour
enregistrer.
La deuxième section de la page Mon compte affiche de l’information de sécurité. Cette information est utilisée pour récupérer l’identifiant ou le mot de passe oublié.

Pour récupérer son identifiant ou son mot de passe, cliquer sur Modifier. Un code de vérification sera envoyé par courriel afin de vérifier l’identité de la personne. La page
Information de sécurité s’affiche ensuite.

À partir de cette page, l’utilisateur peut modifier son courriel de sécurité, son téléphone de sécurité, ses questions de sécurité et son authentification à deux facteurs.
La section Notifications permet de désactiver des notifications qui sont envoyées par défaut par ACCEO Transphere.

Mon organisation

Consulter ou modifier son organisation

Pour consulter ou modifier son organisation, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Compte et sélectionner Mon organisation. La première section de la page Mon organisation affiche les renseignements de
l’organisation à laquelle l’utilisateur est affilié.

Pour apporter une modification dans cette section, cliquer sur le crayon
approprié.
La section Applications externes affiche les applications rattachées à ACCEO Transphere.
Pour ajouter une application externe, cliquer sur le bouton .

Saisir l’identifiant unique, le type et le nom de l’application. L’identifiant unique provient de l’application externe.
Enregistrer.
Un numéro d’organisme est alors attribué et doit être copié dans le logiciel comptable qui communiquera avec ACCEO Transphere. Ce numéro est utilisé pour configurer le système comptable afin
d’envoyer des paiements électroniques aux fournisseurs par ACCEO Transphere.

Utilisateurs

Consulter ou modifier un utilisateur

Pour consulter la liste des utilisateurs, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

Cliquer sur Compte et sélectionner Utilisateurs.

La liste affiche les utilisateurs affiliés à l’organisation. Dans la partie supérieure de la page, cliquer sur la flèche Avancée pour filtrer la liste. Par exemple, il est
possible d’afficher les utilisateurs actifs dont l’invitation est en attente, rompue ou annulée.
Pour consulter la fiche d’un utilisateur, cliquer sur la ligne appropriée.

La section de gauche affiche l’information de l’utilisateur (nom, courriel, téléphone, etc.) ainsi que la date d’invitation, d’affiliation, etc.
La section de droite affiche les rôles qui ont été attribués à l’utilisateur. Il suffit de cocher ou de décocher une case pour donner ou enlever à l’utilisateur l’accès à l’option.

Ajouter un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur, procéder comme suit :

Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.
Cliquer sur Compte et sélectionner Utilisateurs pour afficher la liste des utilisateurs.
Cliquer sur le bouton Ajouter un utilisateur à l’organisation.

Saisir l’adresse courriel de l’utilisateur.
Sélectionner la langue à utiliser pour communiquer avec l’utilisateur.
Saisir l’identifiant (ex. : l’adresse courriel de l’utilisateur). L’identifiant permettra à l’utilisateur de se connecter à ACCEO Transphere.
Saisir son prénom et son nom de famille.
Dans les sections Général et Mode de paiement, cocher les cases appropriées pour donner à l’utilisateur l’accès à ces options.
Cliquer sur Inviter. L’utilisateur reçoit un courriel l’invitant à s’affilier à l’organisation.

Dans la partie supérieure de la page ACCEO Transphere, un message s’affiche pour indiquer qu’une invitation d’affiliation a été envoyée à l’adresse courriel de l’utilisateur. Un code
d’affiliation est également fourni.

Transmettre à l’invité le code d’affiliation afin qu’il puisse finaliser son affiliation.
Lorsque l’invité a terminé, un courriel de confirmation est envoyé pour indiquer qu’il est maintenant affilié à l’organisation.

Rompre l’affiliation d’un utilisateur

Pour rompre l’affiliation d’un utilisateur, procéder comme suit :

Dans la liste des utilisateurs, cliquer sur l’utilisateur approprié pour accéder à sa fiche.

Cliquer sur le bouton Rompre l’affiliation.

Saisir la raison pour laquelle l’affiliation doit être rompue.
Cliquer sur OK. L’affiliation entre l’utilisateur et l’organisation est rompue.

Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur

Pour réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur, procéder comme suit :

Dans la liste des utilisateurs, cliquer sur l’utilisateur approprié pour accéder à sa fiche.

Cliquer sur le bouton Réinitialiser mot de passe.

Dans le champ Raison, cliquer sur la flèche pour sélectionner la raison.

Cliquer ensuite sur Envoyer. Un lien est envoyé par courriel à l’utilisateur afin de lui permettre de saisir un nouveau mot de passe. Le lien expire après 24 heures.

Cliquer sur le lien cliquez ici pour réinitialiser le mot de passe.