Migration des clients Perceptech vers Transphere

 

Processus de migration

 

La migration de Perceptech vers ACCEO Transphere est effectuée comme suit :

  • L’utilisateur Perceptech reçoit un courriel afin de préparer la transition de Perceptech vers ACCEO Transphere.
  • Le jour de la transition, les dernières transactions sont traitées par Perceptech. Les transactions sont transmises aux institutions financières à midi. Le service Perceptech est alors modifié
    pour être disponible en lecture seule. Le service restera actif pendant 90 jours afin de récupérer les derniers rejets.
  • Le service est migré vers ACCEO Transphere. L’utilisateur reçoit un courriel l’invitant à créer son compte utilisateur dans ACCEO Transphere.
  • Les transactions actives et récurrentes dans Perceptech sont alors migrées vers ACCEO Transphere. Il est important de vérifier que tout est conforme dans le nouveau système ACCEO Transphere.

Une transaction « test » est traitée (pour un montant se situant entre 0,01 $ et 0,10 $) afin de vérifier que tout fonctionne correctement. La transaction « test » est ensuite renversée.

 

Contenu de ce guide

 

 

Clients

 

Ajouter un client

Pour ajouter un client, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

 

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner Clients.

  • Dans la page Clients, cliquer sur Ajouter un client.

Note : les champs précédés d’un point bleu sont obligatoires.

  • Saisir le N° client, son Nom et son adresse Courriel.
  • Sélectionner la Langue de communication à utiliser pour communiquer avec le client.
  • Saisir son Adresse et Numéro de téléphone.
  • Cliquer sur Ajouter pour l’ajouter à la liste des clients.

 

Comptes bancaires

 

Ajouter un compte bancaire

Pour ajouter un compte bancaire, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

 

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner Clients.

  • Dans la page Clients, cliquer sur le client approprié pour ouvrir sa fiche.

  • Cliquer sur le bouton Ajouter compte bancaire.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

  • Saisir le Numéro de succursale, le code de l’Institution financière (ex. : 815 pour Desjardins) et le Numéro de compte bancaire.
  • Cliquer sur Ajouter. Un message indique que le compte bancaire a été ajouté avec succès.

Dans la fiche du client, le compte bancaire est ajouté en-dessous de ses coordonnées.

 

Transactions

 

Ajouter une transaction à un client

Pour ajouter une transaction à un client, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner Clients.

  • Dans la page Clients, cliquer sur le client approprié pour ouvrir sa fiche.

  • Cliquer sur le bouton Ajouter transaction.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

  • Sélectionner le Type de transaction (ex. : débit).
  • Saisir le Montant de la transaction.
  • Sélectionner le Compte bancaire.
  • Cliquer sur le calendrier pour sélectionner la Date.
  • Saisir un Numéro de référence si requis.
  • S’il s’agit d’une transaction qui se répète de façon périodique, cocher la case Transaction récurrente. Des champs s’affichent en-dessous.
  • Sélectionner la Fréquence de facturation : mensuel, aux deux semaines ou hebdomadaire.
  • Spécifier le Jour du mois où la transaction doit être soumise.
  • Saisir le Nombre de paiements requis pour régler le total de la transaction ou cocher la case Illimité s’il s’agit d’un nombre illimité de paiements.
  • Cliquer sur Ajouter. Un message indique que la transaction a été ajoutée avec succès.

Note : sí la transaction est récurrente, la date de fin dans l’intervalle de dates est exclue du paiement. Exemple : pour une récurrence d’un an en 12 versements, le système affiche un intervalle du 1er octobre 2024 au 1er octobre 2025. La date de fin est exclue du calcul. La date du dernier versement sera donc le 1er septembre 2025.

 

Ajouter des transactions en lot

Pour ajouter des transactions en lot, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner Transactions.

  • Dans la page Transactions, cliquer sur le bouton Ajouter transactions.

Note : les champs précédés d’un point bleusont obligatoires.

  • Sélectionner le Type de transaction (ex. : débit).
  • Cliquer sur le calendrier pour sélectionner la Date, soit la date du virement.
  • Pour chacun des clients concernés, sélectionner le compte bancaire approprié et saisir le Montant de la transaction.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter. Un message indique que les transactions ont été ajoutées avec succès.

Dans la page Transactions, l’ajout d’un lot de trois transactions est affiché. Le montant Total des trois transactions est également indiqué.

 

Transmission des transactions aux institutions financières

 

Les transactions sont transmises aux institutions financières deux fois par jour, soit à 13 h et à 18 h pendant les jours ouvrables.

Dans une journée, les transactions inscrites avant 13 h sont transmises aux institutions financières à 13 h. Les transactions inscrites entre 13 h et 18 h sont transmises à 18 h. Les transactions
inscrites après 18 h sont transmises le lendemain.

Ce bouton affiche la liste des transactions confirmées, c’est-à-dire les transactions qui ont été transmises, puis traitées par les institutions financières.

Ce bouton affiche la liste des transactions annulées.

Ce bouton affiche la liste des transactions rejetées pour fonds
insuffisants, numéro de compte non valide, compte gelé, etc.

Dans la liste des transactions, il suffit de cliquer sur la ligne d’un lot pour voir le détail des transactions incluses dans le lot.

  • Général: indique le type de lot (ex. : Débit) ainsi que la date et l’heure du téléversement.
  • Informations statistiques: affiche le nombre total de transactions ainsi que le nombre de transactions confirmées, annulées et rejetées.
  • Traitement: indique l’heure et le montant de chaque lot transmis au cours de la journée.
  • Paiements : affiche le détail des transactions incluses dans le lot. L’état de traitement de chaque transaction est indiqué sur fond bleu, jaune ou rose, selon le cas.
État Description
En attente de soumission La transaction a été créée dans ACCEO Transphere, mais elle n’est pas encore soumise pour pouvoir être transmise à l’institution financière.
Soumise La transaction est maintenant soumise et prête à être transmise à l’institution financière.

Elle sera transmise à l’institution financière au moment opportun.

Pour un paiement préautorisé (PPA), la transmission est faite à la date spécifiée pour le débit (ou le prochain jour ouvrable).

Pour une paie, la transmission est faite 48 heures ouvrables avant le dépôt de la paie.

Annulée La transaction a été annulée par un utilisateur. Elle ne sera jamais traitée.
Rejetée La transaction a été annulée par un utilisateur. Elle ne sera jamais traitée.
En erreur Une erreur, habituellement de nature technique, empêche le traitement de la transaction.
Confirmée L’institution financière confirme avoir reçu la transaction et les fonds seront transférés. Note : pour la paie, cet état ne s’applique pas.

 

Paie

 

Le module Paie permet de créer la fiche de chacun des employés, de traiter les paies en lot et de consulter les paiements envoyés.

Des droits d’accès sont requis pour pouvoir gérer les paies. Dans la fiche de l’utilisateur, section Paie, divers droits en lien avec la paie peuvent lui être accordés.

Par exemple, dans une entreprise, un utilisateur peut avoir les droits de créer les fiches des employés et de visualiser diverses données relatives à la paie, sans avoir le droit de soumettre les paiements. Il est possible que seul le gestionnaire de la paie ait le droit de Soumettre les paiements.

Ajouter un employé

Pour ajouter un employé, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Paie et sélectionner Employés.

  • Dans la page Employés, cliquer sur Ajouter un employé.

    • Note : les champs précédés d’un point bleu sont obligatoires.

  • Saisir le N° employé tel que défini dans le logiciel de paie et son Nom.
  • Saisir les renseignements relatifs à son compte bancaire, soit le Numéro de succursale, le code de l’Institution financière (ex. : 815 pour Desjardins) et le Numéro de compte bancaire.
  • Cliquer ensuite sur la flèche à la droite de Informations complémentaires pour déployer la partie inférieure de la page.

  • Saisir l’information complémentaire de l’employé (courriel, adresse, etc.).
  • Cliquer sur Ajouter pour l’ajouter à la liste des employés.

  • Pour trier les employés dans la liste, cliquer sur le bouton Trier et sélectionner les options de tri appropriées.

Générer un lot de paies

La plupart du temps, les paies sont traitées en lot pour l’ensemble des employés de la compagnie.

Pour générer un lot de paies, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Paie et sélectionner Lots de paie.

  • Dans la page Lots de paie, cliquer sur le bouton Ajouter un lot.

  • Saisir la Date du paiement. Note : il faut allouer un délai de 48 heures entre la date de soumission du lot et la date de paiement souhaitée.
  • Inscrire une courte Description du lot de paies pour qu’il soit facile à différencier parmi les autres lots. Si aucune description n’est saisie, le système affiche par défaut la date de dépôt de la paie (Paie AAAA-MM-JJ).
  • La liste en-dessous affiche tous les employés de la société. Pour chaque employé, saisir le montant net à verser dans son compte bancaire.
  • Si un employé a plus d’un compte bancaire, il est possible de changer de compte, si requis, en cliquant sur la flèche.
  • Une fois les montants inscrits, cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la page. Un message indique que les transactions ont été ajoutées avec succès.

  • Dans la page Lots de paie, le nouveau lot est affiché avec la date de génération du lot (2021-10-09), la date de paiement (2024-10-11) et le montant total du lot de paies (14 000,00 $).

    Passer le curseur sur cette icône pour afficher le nombre de paies en attente dans le lot.

    Passer le curseur sur cette icône pour afficher le nombre de paies annulées dans le lot.

Soumettre un lot de paies

Une fois que le lot de paies a été généré, il suffit de soumettre les paiements pour que les paies soient déposées dans les comptes bancaires des employés.

Attention : une fois le lot soumis, il est fermé et non modifiable. Toute autre paie générée pour la même date se retrouvera dans un nouveau lot.

Pour soumettre un lot de paies, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Paie et sélectionner Lots de paie.

  • Dans la page Lots de paie, cliquer sur la ligne du lot à soumettre pour afficher le détail à l’écran.

  • Le Sommaire du lot affiche le numéro du lot, le compte bancaire à partir duquel le montant du lot sera retiré, la date de génération du lot, etc. La section Informations statistiques indique le montant $ à soumettre et le nombre de paies incluses dans le lot. Dans la section Paiements, l’état des transactions indique En attente de soumission.
  • Cliquer sur Soumettre. Un message de confirmation s’affiche.

  • Cliquer sur OK. Un message indique que la transaction a été soumise avec succès.
  • Dans la section Paiements, l’état des transactions indique maintenant Soumise.

  • Pour filtrer la liste, cliquer sur le bouton Filtres .

  • Sélectionner les options de filtre à appliquer dans la liste.
  • Pour copier le contenu de la liste des paies en vue de l’importer dans Excel, cliquer sur le bouton Copier vers Presse-papiers . Un message demande de confirmer.

  • Cliquer sur OK. Un message indique que le contenu a été copié avec succès.

  • Ouvrir Excel et copier le contenu du Presse-papiers.

  • L’information des paies est copiée dans le fichier (nom de l’employé, n° de paiement, état et montant de la paie et date du paiement). Enregistrer le fichier Excel.

Paiements envoyés

La liste Paiements envoyés affiche toutes les paies qui ont été déposées dans les comptes bancaires des employés.

Pour consulter les paiements envoyés, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Paie et sélectionner Paiements envoyés.

  • Cliquer sur la flèche Avancée pour filtrer la liste des paiements envoyés en spécifiant les critères de recherche (numéro du fichier, montant du lot, état des paiements, date de soumission du lot, etc.). La liste en-dessous affiche les paiements qui répondent aux critères spécifiés.

  • La liste affiche les paiements qui ont été envoyés : le nom de l’employé, la date du dépôt, le numéro de son compte bancaire, le numéro de référence, le montant du paiement et la mention Accepté. Si l’icône est affichée à côté de la date, ceci indique que la date du dépôt est différente de la date de paiement qui avait été spécifiée.
  • Pour copier le contenu de la liste en vue de l’importer dans Excel, cliquer sur le bouton Copier vers Presse-papiers . Un message demande de confirmer.

  • Cliquer sur OK. Un message indique que le contenu a été copié avec succès.

  • Ouvrir Excel et copier le contenu du Presse-papiers.

  • L’information des paiements envoyés est copiée dans le fichier (date de retrait, date de dépôt, montant, nom de l’employé, etc.). Enregistrer le fichier Excel.

Ajouter une transaction à un seul employé

La plupart du temps les paies sont traitées en lot, mais il arrive que le gestionnaire de la paie doive payer un boni à un employé ou rembourser ses dépenses.

Pour ajouter une transaction à un employé, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Paie et sélectionner Employés.

  • Dans la page Employés, cliquer sur l’employé approprié pour ouvrir sa fiche.

  • Cliquer sur le bouton Ajouter transaction.

    • Note : les champs précédés d’un point bleu sont obligatoires.

  • Saisir le Montant de la transaction.
  • Le Compte bancaire est affiché. Si l’employé a plus d’un compte bancaire, cliquer sur la flèche pour sélectionner le compte approprié, si requis.
  • Saisir la date de paiement de la transaction. Note : il faut allouer un délai de 48 h entre la date de soumission et la date de paiement souhaitée.
  • Dans le champ Numéro de référence, saisir une courte description de la transaction (ex. : boni, compte de dépenses, etc.) pour qu’elle soit facile à différencier parmi les autres transactions.
  • Cliquer sur Ajouter. Un message indique que la transaction a été ajoutée avec succès.
  • Dans la fiche de l’employé, la transaction est affichée dans la section Transactions à venir.

  • Son état indique En attente de soumission. Les transactions sont soumises à partir de la page Lots de paie (voir Soumettre un lot de paies).

 

Mon compte

 

Consulter ou modifier son compte

Pour consulter ou modifier son compte, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Compte et sélectionner Mon compte. La première section de la page Mon compte affiche les renseignements personnels de
    l’utilisateur (nom et langue de communication), ses affiliations (nom de l’organisation) et son identifiant de connexion (identifiant et mot de passe).

  • Pour apporter une modification dans cette section, cliquer sur le crayon
    approprié.
  • Une fois la modification terminée, cliquer sur le crochet pour
    enregistrer.
  • La deuxième section de la page Mon compte affiche de l’information de sécurité. Cette information est utilisée pour récupérer l’identifiant ou le mot de passe oublié.

  • Pour récupérer son identifiant ou son mot de passe, cliquer sur Modifier. Un code de vérification sera envoyé par courriel afin de vérifier l’identité de la personne. La page
    Information de sécurité s’affiche ensuite.

  • À partir de cette page, l’utilisateur peut modifier son courriel de sécurité, son téléphone de sécurité, ses questions de sécurité et son authentification à deux facteurs.
  • La section Notifications permet de désactiver des notifications qui sont envoyées par défaut par ACCEO Transphere.

 

Mon organisation

 

Consulter ou modifier son organisation

Pour consulter ou modifier son organisation, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Compte et sélectionner Mon organisation. La première section de la page Mon organisation affiche les renseignements de
    l’organisation à laquelle l’utilisateur est affilié.

  • Pour apporter une modification dans cette section, cliquer sur le crayon
     approprié.
  • La section Applications externes affiche les applications rattachées à ACCEO Transphere.
  • Pour ajouter une application externe, cliquer sur le bouton .

  • Saisir l’identifiant unique, le type et le nom de l’application. L’identifiant unique provient de l’application externe.
  • Enregistrer.
  • Un numéro d’organisme est alors attribué et doit être copié dans le logiciel comptable qui communiquera avec ACCEO Transphere. Ce numéro est utilisé pour configurer le système comptable afin
    d’envoyer des paiements électroniques aux fournisseurs par ACCEO Transphere.

 

Utilisateurs

 

Consulter ou modifier un utilisateur

Pour consulter la liste des utilisateurs, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Compte et sélectionner Utilisateurs.

  • La liste affiche les utilisateurs affiliés à l’organisation. Dans la partie supérieure de la page, cliquer sur la flèche Avancée pour filtrer la liste. Par exemple, il est
    possible d’afficher les utilisateurs actifs dont l’invitation est en attente, rompue ou annulée.
  • Pour consulter la fiche d’un utilisateur, cliquer sur la ligne appropriée.

  • La section de gauche affiche l’information de l’utilisateur (nom, courriel, téléphone, etc.) ainsi que la date d’invitation, d’affiliation, etc.
  • La section de droite affiche les rôles qui ont été attribués à l’utilisateur. Il suffit de cocher ou de décocher une case pour donner ou enlever à l’utilisateur l’accès à l’option.

 

Ajouter un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.
  • Cliquer sur Compte et sélectionner Utilisateurs pour afficher la liste des utilisateurs.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter un utilisateur à l’organisation.

  • Saisir l’adresse courriel de l’utilisateur.
  • Sélectionner la langue à utiliser pour communiquer avec l’utilisateur.
  • Saisir l’identifiant (ex. : l’adresse courriel de l’utilisateur). L’identifiant permettra à l’utilisateur de se connecter à ACCEO Transphere.
  • Saisir son prénom et son nom de famille.
  • Dans les sections Général et Mode de paiement, cocher les cases appropriées pour donner à l’utilisateur l’accès à ces options.
  • Cliquer sur Inviter. L’utilisateur reçoit un courriel l’invitant à s’affilier à l’organisation.

  • Dans la partie supérieure de la page ACCEO Transphere, un message s’affiche pour indiquer qu’une invitation d’affiliation a été envoyée à l’adresse courriel de l’utilisateur. Un code
    d’affiliation est également fourni.

  • Transmettre à l’invité le code d’affiliation afin qu’il puisse finaliser son affiliation.
  • Lorsque l’invité a terminé, un courriel de confirmation est envoyé pour indiquer qu’il est maintenant affilié à l’organisation.

 

Rompre l’affiliation d’un utilisateur

Pour rompre l’affiliation d’un utilisateur, procéder comme suit :

  • Dans la liste des utilisateurs, cliquer sur l’utilisateur approprié pour accéder à sa fiche.

  • Cliquer sur le bouton Rompre l’affiliation.

  • Saisir la raison pour laquelle l’affiliation doit être rompue.
  • Cliquer sur OK. L’affiliation entre l’utilisateur et l’organisation est rompue.

 

Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur

Pour réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur, procéder comme suit :

  • Dans la liste des utilisateurs, cliquer sur l’utilisateur approprié pour accéder à sa fiche.

  • Cliquer sur le bouton Réinitialiser mot de passe.

  • Dans le champ Raison, cliquer sur la flèche pour sélectionner la raison.

  • Cliquer ensuite sur Envoyer. Un lien est envoyé par courriel à l’utilisateur afin de lui permettre de saisir un nouveau mot de passe. Le lien expire après 24 heures.

  • Cliquer sur le lien cliquez ici pour réinitialiser le mot de passe.

 

Rapports

 

Rapport de paiements rejetés

Les paiements rejetés sont ceux qui ont été transmis à l’institution financière et qui ont été rejetés pour fonds insuffisants, compte gelé, etc.

Pour consulter le rapport des paiements rejetés, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner Traités.
  • Dans la partie supérieure de la page Paiements, cliquer sur la flèche Avancée pour définir les paramètres du rapport.

  • Dans le groupe État, cocher la case Rejeté.
  • Dans le groupe Rejet, définir un intervalle de dates, si requis. La liste en-dessous affiche les paiements rejetés selon les critères définis.

  • Pour rafraîchir les données dans la liste, cliquer sur le bouton Rafraîchir .
  • Pour trier les paiements dans la liste, cliquer sur le bouton Trier et sélectionner l’option appropriée.

  • Pour copier le contenu de la liste en vue de l’importer dans Excel, cliquer sur le bouton Copier vers Presse-papiers . Un message demande de confirmer.

  • Cliquer sur OK. Un message indique que le contenu a été copié avec succès.

  • Ouvrir Excel et copier le contenu du Presse-papiers.

  • L’information des paiements rejetés est copiée dans le fichier (numéro, nom, montant, date, etc.). Enregistrer le fichier Excel.

Rapport de paiements traités

Les paiements traités sont ceux qui ont été transmis à l’institution financière et qui ont été traités. La liste affiche les paiements acceptés ainsi que les paiements rejetés, s’il y a lieu.

Pour consulter le rapport des paiements traités, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner Traités. La liste affiche les paiements qui ont été traités, incluant les paiements qui ont été rejetés s’il y a lieu.

  • Pour rafraîchir les données dans la liste, cliquer sur le bouton Rafraîchir .
  • Pour trier les paiements dans la liste, cliquer sur le bouton Trier et sélectionner l’option appropriée.

  • Pour copier le contenu de la liste en vue de l’importer dans Excel, cliquer sur le bouton Copier vers Presse-papiers . Un message demande de confirmer.

  • Cliquer sur OK. Un message indique que le contenu a été copié avec succès.

  • Ouvrir Excel et copier le contenu du Presse-papiers.

  • L’information des paiements traités est copiée dans le fichier (numéro, nom, montant, date, etc.). Enregistrer le fichier Excel.

Rapport de transactions à venir

Les transactions à venir sont celles qui n’ont pas encore été transmises à l’institution financière.

Pour consulter le rapport des transactions à venir, procéder comme suit :

  • Accéder à la page principale d’ACCEO Transphere.

  • Cliquer sur Transactions et sélectionner À venir. La liste affiche les transactions qui sont soumises ou en attente d’être soumises, mais qui n’ont pas encore été transmises à l’institution financière. Les transactions sont affichées par date.

  • Pour rafraîchir les données dans la liste, cliquer sur le bouton Rafraîchir .
  • Pour copier le contenu de la liste en vue de l’importer dans Excel, cliquer sur le bouton Copier vers Presse-papiers . Un message demande de confirmer.

  • Cliquer sur OK. Un message indique que le contenu a été copié avec succès.

  • Ouvrir Excel et copier le contenu du Presse-papiers.

  • L’information des transactions à venir est copiée dans le fichier (numéro, nom, montant, date, etc.). Enregistrer le fichier Excel.

Note : les transactions En attente de soumission ne sont pas copiées dans Excel.